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大同大學收發、寄出郵件處理作業規範
民國96年3月29日 總務處公告

一、 目的:

為提升收發及寄出郵件之效率及服務品質, 特制訂本作業規範。

二、 說明:

(一) 一般原則:

1. 收郵方式

(1) 普通郵件

A.國內(外)公民營郵遞普通郵件

B.國內(外)公民營郵遞限時(快遞)郵件

(2) 掛號郵件

A.國內(外)公民營郵遞
a. 普通掛號郵件
b.限時掛號郵件
c.快捷掛號郵件
d.普通包裹掛號郵件
e.限時包裹掛號郵件
g.報值掛號郵件

B.國內貨運快遞服務

(3) 郵件處理方式

A. 本校教職員即學生之私函, 無論國內或國外來信,
應養成在信封上寫明校名為『大同大學』。

英文校名為:
『TATUNG UNIVERSITY』

國內地址為:
『 台北市中山北路三段四十號 』

英文地址為:
『 40 CHUNGSHAN N. RD. 3RD SEC. TAIPEI, TAIWAN, R.O.C 』

姓名應寫全名(誤簡寫或僅寫洋名), 同時務必註明
收信人單位(系、所、班級)。

B. 至於住宿生之私函, 來信如地址寫明為『台北市德惠
街三巷三號德惠學生大樓』或『台北市德惠街七之
一號新德惠大樓』時, 免寫大同工學院, 否則信件將
投到校內, 但務必註明收信人寢室號碼, 方便宿舍
值日生分發。

C. 由郵局送志校內之普通及限時信件, 每天中午1~2時,
由事物組工讀生送至各單位、各班級之集中信箱內。

D. 由郵局或快遞公司送至校內之掛號信件, 每天由事務組
之工讀生登錄『掛號信件登記表』(附件:A)。

E. 如係公文郵件, 由文書室統一收件。

F. 國定假日及例假日之郵件於次日上班時處理。

G. 掛號信件:
a.同仁信件由各單位派人領取
b.學生信件填寫『函件招領通知』(附件:B)投入
該班級中信箱內通知領取, 學生自行領取, 或由他人
代領掛號信件, 均應攜帶證件在領取郵件規定時間內
領取。
c.如查知收件人已離校致無法分發者, 無論掛號郵件或普
通郵件即予辦理退件。
d.如無查知收件人是否以離校, 該掛號郵件自登陸日起屆
滿一個月仍為領取將與催告, 如於催告後十日內未來
領取者退回原寄件人
e.無法轉交之郵件, 如係屬於廣告資料文件, 一律以廢棄
物拋棄論 。
2. 寄郵方式:

(1) 事務組負責全校公務郵件之寄出, 凡是各單位因公務需要填妥
『郵件寄發申請單』(附件:C)之郵件, 均有責任予以快速
寄出, 以避免延誤。

(2) 寄出方式無論國內外分為:

A.普通(航空)郵件

B.限時(快遞)郵件

C.普通掛號郵件

D.限時掛號郵件

E.普通包裹郵件

F.限時包裹郵件

G.快捷郵件

(3) 郵件之寄出, 應以該郵件之時間的緩急為第一考量, 重要性
為二考量, 郵件的重量為第三考量。

(4) 郵件的寄出, 採用:

A.一般公文採用普通郵寄。

B.重要公文採用掛號郵寄。

C.支票採用掛號郵寄。

D.有時間限制的採用限時掛號郵寄。

E.體積、重量較大者採用包裹郵寄。

F.時間非常急迫的採用快捷掛號郵寄。

(二) 注意事項:

1. 信函為滿一種文書, 有的具有重要性、時效性, 千萬不可耽誤,
因此, 必須相當有責任感, 來達成任務。

2. 尤其是掛號函件, 從郵政人元首中接到信的開始, 責任就由承辦人
擔負, 如有實施或時間上的耽誤, 往往會造成很嚴重的結果,
導致無法彌補, 不可不特別加以注意。

《所有表格、附件請至總務處領取》

W-A1302-002
附件檔案:
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