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大同大學檔案管理要點
民國96年3月7日 人事室訂定

一、 為健全本校檔案管理,促進檔案保管與運用,發揮檔案功能,特訂本要點。

二、 本要點所稱檔案,包括公文書、函件、簽呈、業務表冊及重要歷史文物等之本文與附件。

三、 本校各處室及院系所,應訂定檔案分類表及分類編號規範,統一規劃、集中管理為原則,並定期檢討修正之。

四、 各單位應設置檔案專櫃,指定專人依檔案分類妥善保管、使用檔案。保管人或主管異動時應列表移交。

五、 檔案應依分類放置於專用卷夾,每一檔案卷夾內首頁應放置目次表,載明目次號、案名、來(受)文者、來(發)文日期文號、收發文日期字號、頁數、保存期限、其他註記。

六、 每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限;案件過多時,得分置數個檔案卷夾。

七、 檔案之整理,應按文件產生日期先後,早者在上,晚者在下,依序整齊排列,並遂一於案件首頁左上角依序編列目次號。

八、 整理檔案應注意下列事項:
1. 檔案上加附之金屬物應予去除,以免日久生銹損及文件。
2. 檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
3. 檔案應以公文用紙尺度為準,過寬過大者得予折疊,但不得妨礙閱讀。
4. 文件打洞裝訂時,裝訂孔不得破壞文件內文。
5. 檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公文用紙襯貼。

九、 各業務承辦人,應將辦畢案件於五日內逐件將檔案分類編號歸檔。

十、 調閱他單位或非本人經辦案件之檔案,必須填寫檔案借調申請單,經承辦單位主管之同意始可借調,檔案借調應限期追蹤歸還。

十一、 本校電算中心應訂定妥適之安全控管措施,規劃電子檔案管理系統,增進檔案管理之效率。

十二、 檔案保存期限與銷毀,依相關法令辦理。
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